Πως να σχεδιάσετε μια παρουσίαση για τον διευθυντή σας

Στις μέρες μας είναι γεγονός ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι είναι πολύ απασχολημένοι, αλλά ο χρόνος των ανώτερων διευθυντών είναι πραγματικά περιορισμένος. Για το λόγο αυτό, η παρουσίαση που θα κάνετε σε έναν ανώτερο διευθυντή πρέπει να γίνει γρήγορα κατανοητή και, φυσικά, να σέβεται τον χρόνο του.

Η παρουσίαση είναι μια ευκαιρία για εσάς να πείσετε για την ποιότητα και την αξία της εργασίας σας. Μπορεί να σας οδηγήσει είτε σε μια προαγωγή ή (εάν δεν είναι σωστά σχεδιασμένη) να επηρεάσει αρνητικά την καριέρα σας. Για αυτό, είναι απαραίτητο να αφιερώστε χρόνο και σκέψη για να πετύχετε τον στόχο σας.

Οι διευθυντές δεν θέλουν σε καμία περίπτωση να ρισκάρουν την θέση τους και την φήμη τους και να υιοθετήσουν μια ιδέα που φαίνεται πρόχειρη και μέτρια. Αντιθέτως, θέλουν να αισθάνονται ασφάλεια με αυτά που τους προτείνετε.

Παρακάτω, ακολουθούν τρεις συμβουλές που καλό θα ήταν να τις ακολουθήσετε όταν ετοιμάζετε παρουσιάσεις για τους ανωτέρους σας.

1/ Αναπτύξτε μια σαφή και κατανοητή δομή

Ο ανθρώπινος εγκέφαλος μπορεί να λάβει και να επεξεργαστεί συγκεκριμένη ποσότητα πληροφορίας μια δεδομένη χρονική στιγμή. Αυτό που παρουσιάζεται εσείς δεν είναι βέβαιο ότι το ακροατήριο σας θα το κατανοήσει και θα μπορέσει να το ανακαλέσει στη μνήμη του αργότερα. Το μυαλό ταξινομεί αυτόματα τις πληροφορίες σε διακριτικές ομάδες προκειμένου να τις κατανοήσει.

Για αυτό, ετοιμάστε μια παρουσίαση με σαφή δομή που να μπορεί εύκολα να κατανοηθεί. Πιο συγκεκριμένα, ορίστε την κεντρική ιδέα της παρουσίασης και συγκεντρώστε υποστηρικτικό υλικό γύρω από αυτή όπως δείχνει το παρακάτω σχήμα.

Ο προϊστάμενος σας πρέπει να καταλάβει ότι έχετε δουλέψει αρκετά την ιδέα σας και μπορείτε να την υποστηρίξετε. Το βασικό μέρος της παρουσίασης χρειάζεται να είναι συνοπτικό αλλά ετοιμάστε ένα παράρτημα που να περιέχει περισσότερες λεπτομέρειες που σχετίζονται με την έρευνα και την ανάλυση.

Κατεβάστε εδώ τον οδηγό σχεδιασμού πειστικών παρουσιάσεων.

2/ Να είστε σχολαστικοί με τον σχεδιασμό και την εμφάνιση

Δε χρειάζεται να είναι κάποιος γραφίστας για να σχεδιάσει αποτελεσματικές διαφάνειες. Είναι όμως απαραίτητο να εφαρμοστούν κάποιες βασικές απλές αρχές σχεδιασμού όπως οι παρακάτω:

• Εργαστείτε σύμφωνα με το πλέγμα
• Δημιουργήστε ένα βασικό χρωματικό κώδικα
• Χρησιμοποιήστε 2-3 το πολύ γραμματοσειρές
• Βεβαιωθείτε ότι η παρουσίαση σας είναι ομοιόμορφη από την αρχή μέχρι το τέλος

Στα παραπάνω μπορεί να σας βοηθήσει σημαντικά η δημιουργία ενός συστήματος παρουσιάσεων.  

Επίσης, αποφύγετε τη δημιουργία διαφανειών με ατελείωτα bullet-points. Εκφράστε με σχήματα τα λόγια σας. Όπως στην παρακάτω εικόνα. Στην περίπτωση αυτή, έχουν αφαιρεθεί οι κουκίδες και το κείμενο έχει χωριστεί σε στήλες. Η εισαγωγή των εικονιδίων δημιουργεί σημεία ενδιαφέροντος τα οποία καθοδηγούν το μάτι του παρατηρητή στα επιθυμητά σημεία.

Χρησιμοποιήστε την τεχνική της αντίθεσης και δημιουργήστε διαφάνειες που ζωντανεύουν το αφήγημα σας. Μη χρησιμοποιείτε την πρώτη εικόνα που θα βρείτε αλλά αναζητήστε πρωτότυπους τρόπους για να εκφράσετε τις ιδέες σας.

3/ Αξιοποιήστε σωστά τον διαθέσιμο χρόνο

Σε μια παρουσίαση προς την ανώτερη διοίκηση να είστε προετοιμασμένοι για πολλές και δύσκολες ερωτήσεις. Προβλέψτε από πριν τις πιθανές ερωτήσεις και προετοιμάστε τις πιθανές απαντήσεις.

Η διαχείριση του χρόνου παίζει σημαντικό ρόλο σε αυτή την περίπτωση. Εάν η συνάντηση είναι προγραμματισμένη να διαρκέσει μια ώρα, τότε υπολογίστε ότι τα 30 λεπτά θα αφορούν ερωτήσεις και συζήτηση. Συνεπώς, η παρουσίαση σας δε θα πρέπει να έχει παραπάνω από 20 διαφάνειες.  

Δουλέψτε για μια άριστη παρουσίαση και ο προϊστάμενος σας θα το εκτιμήσει.

Το άρθρο αυτό περιέχει αναφορές από:  1. Atkinson, C. (2008). Beyond bullet points. Washington: Microsoft Press; 2. Simon, C. (2016). Impossible to Ignore: Creating memorable content to influence decisions. New York: McGraw-Hill Education; 3. Duarte, N. (2012). HBR guide to persuasive presentations. Boston, Massachusetts: Harvard Business Review Press

Μπορούμε να βοηθήσουμε

Ξεχάστε το άγχος που σχετίζεται με τις παρουσιάσεις. Από το 2006 εργαζόμαστε πάνω στις πιο σημαντικές παρουσιάσεις. Οι παρουσιάσεις υψηλής αισθητικής είναι το πάθος μας και έχουμε εκφράσει επιτυχημένα με οπτικό τρόπο τα πιο δύσκολα μηνύματα. Μπορούμε να αναλάβουμε να εφαρμόσουμε την μεθοδολογία μας σε νέες ή υπάρχουσες παρουσιάσεις σας. Επικοινωνείστε μαζί μας στο info@presentations.gr.

Παρακολουθήστε το ειδικά σχεδιασμένο σεμινάριο παρουσιάσεων και θα μάθετε πως να σχεδιάζετε εκλεπτυσμένες παρουσιάσεις. Δηλώστε συμμετοχή εδώ.